Als er meerdere mensen eigenaar zijn van een pand op Nederlands gebied, is het verplicht om een vereniging van eigenaren op te richten. Daarna is het voor alle deeleigenaren verplicht om lid te worden van deze VVE.

Een VVE is zich vervolgens verplicht om zich aan een aantal regels te houden. Een van de verplichtingen van de VVE is om een meerjarenplanning op te stellen. In een meerjarenplanning staan alle onderdelen van een pand met de geschatte levensduur. Aan de hand van deze meerjarenplanning kan dat worden vastgesteld welke dingen er wanneer moeten worden vervangen.

Als alle onderdelen zijn beschreven en bekend is wanneer welke dingen moeten worden vervangen, kan er ook worden vastgesteld hoeveel het maandelijks kost om een pand te onderhouden. Aan de hand van dit maandelijkse bedrag kan dan worden uitgerekend voor hoeveel alle leden verantwoordelijk zijn. Op die manier kun je een VVE vormgeven.

Het onderhoud van het pand moet door de leden van de VVE worden geregeld. Het moeilijke aan het intern regelen van het onderhoud is dat elk lid andere eisen heeft ten aanzien van de kwaliteit van zijn deel. Als daar geen duidelijke afspraken over worden gemaakt, gaan alle leden hun gang en kunnen sommige leden het oneerlijk vinden dat zij meer doen aan onderhoud dan andere leden. Als je een ruzie die daar over gaat wilt voorkomen, kun je het beste al het onderhoud uitbesteden.

Het uitbesteden van onderhoud kan het beste bij een vastgoedbeheerder. De meeste vastgoedbeheerders hebben meerdere diensten. Zo is er een dienst van technisch beheer VVE en is er een dienst van het opstellen van een meerjarenplanning. Het technisch beheer kan dan opgesplitst zijn in dagelijks technisch beheer en in projectmatig technisch beheer. Dagelijks technisch beheer zijn alle kleine dingen die aan het pand moeten gebeuren en projectmatig beheer is al het grote onderhoud.